В современных организациях от 50 до 90% рабочего времени руководителя посвящено различного рода коммуникациям (встречи, переговоры и т.д.). Чтобы повысить коэффициент полезного действия совещаний, придумано немало способов проводить их так, чтобы сотрудники, как говорится, не клевали носом, пока их коллеги докладывают.
Так, директор по маркетингу представительства компании Autodesk в России и странах СНГ полагает, что альтернативой классической форме совещаний, когда все собираются в одном месте, может стать телеконференция. Особенно для международных компаний.
Сотрудник может находиться в какой угодно стране, заниматься своими делами и при этом участвовать в совещании. Эффективность работы при этом лишь повышается. Мы в оперативном режиме обсуждаем вопросы — от разработки стратегии развития до решения оперативных проблем группы людей, работающих вместе над одной задачей».
Чаю изволите?
Однако особо творческие руководители не перестают придумывать свои совещательные «фишки». Региональный директор банка DeltaCredit уверена, что утро понедельника нужно начинать с обязательного совещания в формате «утреннего чая». А как минимум раз в квартал весь коллектив собирать за пиццей. Такая форма совещаний не исключает, по ее мнению, традиционную форму рабочих встреч и мозговые штурмы. Но понедельничные «посиделки» сотрудники вспоминают сегодня с ностальгией.
Желание многих компаний отойти от общепринятых шаблонов в решении вполне рядовых задач связано с тем, что «бизнес сегодня становится все более неформальным.
В некоторых иностранных фирмах встречаются игровые варианты проведения совещаний. Такой формат эффективен, когда основной целью встречи является выработка свежих идей, решение проблемных ситуаций. Что будет задействовано как игровой реквизит — домино или другая атрибутика — вопрос вторичный.
В то же время такая форма проведения совещания довольно непривычна для российских компаний и с этой точки зрения весьма рискованна. Поэтому, прежде чем делать выбор в сторону митинга в стиле экшен, необходимо понять, а готовы ли сотрудники к таким играм.
В условиях современного бизнеса типичного шаблона для проведения совещания не существует. Вариантов множество. Какой из них является наиболее эффективным, оценить практически невозможно, поскольку любое решение строго индивидуально для каждой компании. Главное — в поиске наиболее необычной формы не потерять содержание, ведь любое совещание должно решать конкретные задачи.
Региональный директор банка DeltaCredit в Петербурге Марина Арнольди уверена, что начинать совещание в понедельник утром со слов «Посмотрите на график» — скучно. Больше пользы будет, если предложить чашку чаю.
На заметку
Специалисты советуют не забывать правило восприятия сотрудниками информации на совещаниях: если задуманное принять за 100%, то высказанное составит 70%, услышанное — 80% от сказанного, понятое — 70% от услышанного, а запомнится лишь 15-16% озвученной информации.
Поэтому еще один важный пункт — вести протокол совещания в любой удобной форме.
По материалам «Деловой Петербург» |
